Kunne du tænke dig nogle mere effektive arbejdsgange kollegerne imellem? At styrke den fælles forståelse omkring procedurer og aftaler? Og samtidig opnå en bedre fornemmelse for hvad der rører sig for dem, du arbejder sammen med? Det er jo hele tre ting. Hvordan skulle det kunne lade sig gøre? Svaret er: Rekapitulering.
Rekapitulering er én blandt mange metoder, der samlende kan kaldes behovsbaseret kommunikation. Metoderne er anvendt i bl.a. USA, hvor de har haft stor effekt i mange organisationer, fra mindre institutioner til store virksomheder. I denne artikel kan du læse om en enkel øvelse, du kan prøve på dit arbejde for at øge din og gruppens effektivitet.
Hvad er rekapitulering?
At rekapitulere er egentlig “at gentage overskrifterne”. Det betyder at nævne hovedpunkterne i en samtale, et spørgsmål, et udsagn eller en afgørelse. Rekapitulering er en form for observation, hvor man nøgternt og uden at tage stillling til det sagte gengiver essensen af, hvad man har hørt. Rekapitulering er særdeles effektivt i mødelederens værktøjskasse og kan i øvrigt bruges i enhver samtale.
Hvorfor rekapitulere?
Rekapitulering fremmer kontakten imellem mennesker og støtter klarhed, nøjagtighed og fælles forståelse. Det skaber flow i samtalen, hjælper med at inkludere andres input, og det kan nedtrappe eventuelle konflikter eller misforståelser, når situationen er ophedet. Vi har alle et behov for at blive hørt, og kommer vi i tvivl om hvorvidt vi er hørt og forstået, er der risiko for konfliktoptrapning. Rekapitulering er en konkret måde at vise, at vi har hørt den anden part og tjekke, om vi har forstået hende korrekt.
I samtalen med en person, der gentager sig selv eller bruger mange ord, hjælper rekapitulering den anden til at komme ind til essensen. Er samtalen på vej ud ad en tangent, bringer rekapitulering den tilbage på sporet. Er der mange forskellige tråde i en dialog, kan rekapitulering skabe overblik og retning.
Vigtige elementer i rekapitulering:
- Når du rekapitulerer, brug da jeg-form, fx: “Her er hvad jeg har hørt dig sige …”, eller “Hvad jeg forstår ud fra det, du siger, er …”
- Opsummér de centrale punkter, du har hørt, og gengiv dem fri for din egen mening, reaktion eller respons. Gengiv ikke ordret hvad den anden sagde, men sammenfat det til nogle få sætninger, sådan som du tror, personen gerne vil høres. Husk, at du kan kommentere eller reagere senere.
- Bed om bekræftelse på, at du har hørt personen fuldt ud og nøjagtigt: “Er det korrekt forstået?” “Fik jeg det hele med?” eller “Har jeg misset noget?”
- Gør det helt klart, hvornår du skifter fra rekapitulering til kommentar: ?Jeg kunne godt tænke mig at knytte en kommentar til det, du sagde. Vil du høre den nu??
Sådan praktiserer du rekapitulering
Du kan praktisere det ud fra to forskellige vinkler: At bede din modpart i en samtale om at rekapitulere, eller at tilbyde rekapitulering.
At anmode den anden om at rekapitulere, hvad du har sagt
Lad den anden person vide, hvorfor du beder ham om at rekapitulere, idet du fortæller, hvilket behov det ville opfylde for dig:
- Jeg er ikke sikker på jeg har udtrykt mig tydeligt. Vil du fortælle, hvad du hørte mig sige, så jeg kan tjekke, om mit synspunkt kom igennem?
- Jeg vil godt være sikker på, at vi har samme forståelse af det her. Kan du fortælle mig, hvordan du forstår det jeg lige sagde?
- Det var en masse information du kom med, og jeg tror ikke jeg fik fat i det hele. Vil du gentage dine hovedpunkter?
At tilbyde rekapitulering
Lad den anden person vide, hvorfor du tilbyder at rekapitulere, idet du fortæller hende hvilket behov, det ville opfylde for dig:
- Jeg bemærker at jeg hører dig sige det samme flere gange. Må jeg fortælle dig, hvad jeg har hørt, så du kan se om jeg har forstået det?
- Det var en masse information du kom med, og jeg vil gerne være sikker på at jeg forstår det rigtigt. Må jeg gentage hovedpunkterne som jeg hørte dem?
- Det lyder for mig som om der er flere tråde i samtalen. Jeg vil godt være sikker på at få det hele med, så jeg vil gerne nævne de hovedpunkter, jeg har hørt indtil nu
Simpelt og kraftfuldt
Rekapitulering som værktøj kan virke simpelt. Men det er faktisk en virkelig kraftfuld måde at øge såvel den menneskelige kontakt som effektiviteten på i en samtale. Effektivitet forstået som den bedst mulige brug af de tilstedeværende ressourcer.
