Persondatapolitik

Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte mig på pernille@businessbyheart.dk

1. BusinessByHeart er den dataansvarlige

BusinessByHeart v/Pernille Plantener er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Det betyder at dine data er tilgængelige for undertegnede Pernille Plantener samt eventuelle medarbejdere, der arbejder under tavshedspligt og med opgaver direkte relateret til BusinessByHearts aktiviteter.

Kontaktoplysninger:
BusinessByHeart v/Pernille Plantener
Vissemosevej 14
4673 Rødvig Stevns, Danmark
CVR-nr.: 26738547

Telefon: +45 25432921
Mail: pernille@businessbyheart.dk

2. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Vi registrerer følgende oplysninger om dig i nedenstående tilfælde:

• Nyhedsbreve: Fornavn, efternavn, land og e-mailadresse
  • Med oplysninger om det land, du bor i, kan vi undgå at sende ikke-relevante tilbud til dig, fx. fysiske kurser i en anden verdensdel, og online-tilbud på for dig skæve tidspunkter.
  • Disse oplysninger opbevares i vores nyhedsbrevsklient (pt. Mailchimp) og slettes, når du framelder dig nyhedsbrevet.
• Kurser og uddannelser: Fulde navn, adresse inkl. land, e-mailadresse, telefonnummer og, hvis du er registreret som erhvervskunde, dit CVR-nr. 
  • Med disse oplysninger kan vi udstede korrekte fakturaer.
  • Disse oplysninger forbliver i vores kundedatabase, der administreres af Visma, og vil blive slettet i overensstemmelse med bogføringsloven, senest 5 år efter BusinessByHeart ophører som virksomhed.
• Personlig coaching, konfliktmægling mv.: Fulde navn, , adresse inkl. land, emailadresse, telefonnummer, og, hvis du er registreret som erhvervskunde, dit CVR-nr. eller tilsvarende. Desuden beder vi dig oplyse fødselsår og vigtige personer i dit liv.
  • Adresseoplysninger tjener til at udstede fakturaer korrekt
  • Oplysninger om alder og vigtige personer i dit liv som forberedelse for vores coaching
  • Oplysninger om alder og vigtige personer i dit liv slettes, når der er gået mere end 12 måneder siden vores sidste coaching-aftale.
  • Desuden tager jeg håndskrevne notater i forbindelse med vores coachingsamtaler. Disse notater bærer dit fornavn og evt. 1. bogstav i dit efternavn og er i øvrigt ikke personhenførbare. Jeg sender normalt et scan af mine notater efter hver samtale, så du har fuld indsigt i hvad jeg gemmer om dig. Notaterne gemmes så længe BusinessByHeart består, idet de også danner grundlag for min logning af timer med The International Coach Federation, ICF.
  • Gennem bookingsystemet www.acuityscheduling.com indsamles og opbevares dit navn, emailadresse, tidszone og eventuelle oplysninger, du anfører i forbindelse med bookningen. Disse oplysninger videresendes til min kalendertjeneste, der er hostet af Microsoft, og forbliver begge steder indtil aktiv sletning, hvilket kun foregår hvis jeg bliver bedt om det, eller når BusinessByHeart bliver lukket.

Retsgrundlaget for min behandling af dine personoplysninger:

• Når jeg anvender dine oplysninger, sker det altid i fuld overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning om persondatabeskyttelse. Det primære retsgrundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f.

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen:

• Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger bl.a. på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen er, at kunne tilbyde dig relevante nyheder, en effektiv tilrettelæggelse af mine opgaver for dig samt oppebæring af min akkreditering med ICF og evt. andre organer.

3. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler de ovenfor nævnte kategorier af personoplysninger: Navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Desuden alder og vigtige personer i dit liv, som du selv har anført i forbindelse med personlig coaching.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Jeg deler kun dine personoplysninger til relevante medarbejdere, rådgivere og eksterne databehandlere, herunder regnskabspersonale, der arbejder under tavshedspligt og fortrolighed, og som ikke videregiver dem. Eksterne databehandlere har garanteret at de overholder den europæiske databehandlerlovgivning.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

Jeg opbevarer kun dine personoplysninger i en periode, der står i forhold til den service, jeg gerne vil yde til dig som kunde, og som er reguleret af lovgivningskravene.

I forhold til mine kurser og uddannelser opbevarer jeg navnene på mine kursister i maksimalt 30 år, og e-mailadresser samt oplysninger om hvilke kurser, pågældende person har deltaget på, i maksimalt 15 år. Tidsrammen for opbevaring af kursisters navne sker, jf. interesseafvejningen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, med det formål til enhver tid at kunne dokumentere rigtigheden af certificeringer fra ICF og evt. andre certificeringsorganer, og tidsrammen for opbevaring af navne, e-mailadresser og oversigt over deltagelse i kurser for at kunne pleje kundeforholdet gennem udsendelse af relevante tilbud til tidligere kursister.

I forhold til personlige klienter sletter jeg egne lister med informationer 12 måneder efter seneste bookede aftaler. 

Navne og regnskabsdata samt oplysninger i bookningssystemet Acuityscheduling beholdes indtil 5 år efter nedlæggelse af BusinessByHeart. Det samme gælder data i Google Calendar, som Acuityscheduling synkroniserer med.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du har i visse tilfælde, medmindre du har afgivet et forudgående samtykke hertil, ret til ikke at være genstand for afgørelser, der alene baseres på automatisk behandling, herunder profilering. Bemærk dog, at der i visse tilfælde kan være undtagelser til rettighederne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte mig på pernille@businessbyheart.dk.

7. Hvordan sikrer vi dine personlige oplysninger?

Jeg har i BusinessByHeart indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at dine personoplysninger kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Derfor har kun de medarbejdere, der reelt har behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, adgang til disse.

Fysisk materiale opbevares aflåst og uden adgang for uvedkommende. Derudover er der etableret de fornødne interne procedurer, som skal sikre, at BusinessByHeart er i stand til hurtigt at reagere, hvis der mod forventning skulle ske brud på persondatasikkerheden.

8. Overdragelse af virksomhed, dødsfald mv.

Hvis BusinessByHeart som følge af konkurs, salg eller af anden årsag skifter ejer, vil alle personoplysninger blive slettet. Forud for denne sletning vil du muligvis blive kontaktet af undertegnede eller mit bo (i tilfælde af at jeg er afgået ved døden), med forespørgsel om hvorvidt du vil lade dine kontaktdata overføre til en person eller enhed, der driver BusinessByHeart eller BusinessByHearts aktiviteter videre.

I tilfælde af sammenlægning med ligeværdig(e) partner(e), hvor Pernille Plantener og BusinessByHeart stadig har vetoret og ucensureret råderet over data og personlister, vil dine data blive overført til den nye enhed, dog efter forudgående varsling, hvor du vil få mulighed for at sige nej tak.

I tilfælde af sammenlægning med eller overtagelse ved anden virksomhed, hvor BusinessByHeart ikke længere har ucensureret råderet over data og personlister, eller hvor Pernille Plantener ikke længere har vetoret på spørgsmål om hvordan dine data må bruges, vil dine og andres persondata ikke blive videregivet, og de vil blive slettet i henhold til de frister, regnskabslovgivningen fastsætter.

9. Kontakt og klage

Hvis du ønsker at indgive en klage eller er bekymret for, hvordan jeg anvender dine personoplysninger, bedes du i første omgang kontakte mig, således at vi kan finde en løsning på dit problem hurtigst muligt.

Du kan kontakte mig på pernille@businessbyheart.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Denne politik er gældende fra den 25. maj 2018.